Exclaimer

Creazione e gestione di firme e-mail professionali unificate per l’azienda

It2go offre il servizio di creazione e gestione interamente centralizzata di firme professionali per la posta elettronica di Exclaimer.

Cosa sono le firme per posta elettronica

Una firma per posta elettronica è un blocco di testo – e potenzialmente di immagini – che viene collocato automaticamente alla fine di ogni messaggio e-mail inviato. Contiene normalmente i dati di contatto dello scrivente, ma spesso può includere anche il logo e il nome dell’azienda, oltre a molti altri elementi grafici e testuali.

La reale importanza delle firme e-mail

La firma delle e-mail è, sfortunatamente, uno degli elementi più spesso trascurati e lasciati al caso fra le componenti della comunicazione aziendale. Anche in imprese di dimensioni significative spesso viene lasciata alla libera iniziativa di ogni singolo operatore, il che risulta in una serie di firme totalmente incoerenti fra loro e spesso con il brand aziendale, quando non vengano addirittura dimenticate.

Al contrario, la firma e-mail rappresenta un’opportunità di marketing di grande interesse. Ha infatti una collocazione ideale – il cliente la incontra durante una comunicazione, e quindi quando ha un buon livello di interesse e fiducia – ed è un’occasione di veicolare sia l’immagine del brand che quella dello specifico ruolo, creando perfino opportunità più apertamente commerciali.

I problemi legati alle firme della posta elettronica

Purtroppo, anche con la massima buona volontà da parte dei singoli operatori o perfino dei reparti IT, la creazione di firme e-mail coerenti per un’intera azienda non è semplice.

Quando è affidata al singolo, infatti, risulta pressoché impossibile mantenere una linea grafica e testuale veramente uniforme per tutti, a meno di non accontentarsi di poche righe di testo che includano nome, ruolo nell’azienda e contatto telefonico, con scarsissimo impatto. Nel caso in cui infatti la firma si faccia più complessa, inevitabilmente ci sarà chi la altera per comodità, chi ne trascura qualche elemento, e chi semplicemente dimentica di apporla.

Il passaggio dell’incombenza all’IT, purtroppo, non sempre risolve semplicemente il problema. Oltre a doversi occupare solitamente di questioni più strutturali e complesse – e spesso pressanti – un responsabile IT ha spesso a disposizione strumenti limitati, che lo obbligano non soltanto a lavorare semplicemente con un codice HTML che è ogni volta laborioso modificare (soprattutto se moltiplicato per tutti i lavoratori dell’impresa) e che non tutti i client di posta recepiscono interamente, ma spesso rendono impossibile decidere liberamente la collocazione della firma, che ad esempio – nelle catene di risposte molto lunghe – viene automaticamente apposta in fondo, diventando praticamente invisibile.

Prevenite i rischi

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I vantaggi di un sistema centralizzato per la creazione delle firme e-mail

La soluzione ideale consiste nel dare al dipartimento IT uno strumento che permetta la creazione delle firme per posta elettronica con modalità semplici, elevato livello di design, e assoluta centralizzazione del controllo dei contenuti, che non deve essere lasciato ai singoli utenti.

Exclaimer è il sistema ideale a questo scopo per una serie di motivi molto semplici:

Elimina completamente la necessità di elaborare codice complesso per ottenere una firma dell’aspetto desiderato, perché usa un designer visivo e intuitivo;

Rende possibile differenziare i template di firma in base al ruolo della figura professionale, così da sfruttare al meglio ogni situazione;

Permette un’implementazione totalmente centralizzata, e allo stesso modo la gestione centralizzata di qualsiasi modifica alla firma;

Permette di visualizzare in anteprima, con assoluta fedeltà, l’aspetto finale della firma che si sta progettando;

Rende possibile l’invio della firma a prescindere dalla piattaforma e dal dispositivo effettivamente in uso, inclusi i dispositivi mobile e tutti i client di posta, da Google ad Outlook a Microsoft 365. Questo permette un’integrazione completa anche con i collaboratori in smart working.

Come abbiamo detto all’inizio, una firma e-mail si trova in una posizione e viene letta in una situazione che la rendono un ottimo veicolo di marketing. Possiamo anche aggiungere che rappresenta un canale a costo pressoché zero (è inclusa in un messaggio che stiamo già inviando), con un target sempre perfettamente identificato (conosciamo il destinatario della nostra e-mail) e ha un eccellente grado di ripetizione (dato che viene mostrata alla fine di ogni singolo messaggio aziendale).

Le potenzialità della firma e-mail

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