Sistema di firma elettronica da remoto

It2go propone le soluzioni di firma elettronica da remoto Yousign, per l’invio, la firma e il monitoraggio dei documenti in tempo reale e in modalità totalmente digitale.

Cos’è la firma elettronica

Per chiarire cosa sia la firma elettronica è necessario chiarire innanzitutto cosa sia una firma in sé.
Pensiamo alla firma che apponiamo da sempre, a penna, in fondo ad un documento (e che prende il nome, tecnicamente, di “firma autografa”).

Perché compiamo questo gesto? Perché legalmente apporre la nostra firma in fondo ad un documento certifica in modo indiscutibile una di due situazioni, ossia

  1. Che il documento è stato scritto da noi;
  2. Che approviamo il contenuto del documento e acconsentiamo a fare come prescrive.

Lo scopo di una firma elettronica rimane lo stesso: certificare che approviamo un contratto, ad esempio, o che siamo noi gli autori di un documento. Ovviamente, per avere un’utilità, questo sistema deve presentare lo stesso valore legale della firma autografa, e per farlo deve presentare tre caratteristiche:

Il destinatario deve avere modo di controllare che la firma sia autentica, ossia che corrisponda davvero all’identità del mittente;
Il destinatario non deve poter violare l’integrità del documento firmato da un altro, ossia non deve poterlo modificare dopo la firma;
Il mittente non deve poter effettuare il ripudio del documento, ossia negare il valore della firma che ha apposto.

Il sistema di firma elettronica Yousign ha esattamente lo scopo di rendere possibile firmare elettronicamente un documento garantendo questi tre requisiti.

Contattateci oggi stesso per maggiori informazioni o chiarimenti sul sistema di firme elettronica Yousign per la vostra azienda!

I vantaggi della firma elettronica

Clienti soddisfatti

Risparmio di tempo

In modalità tradizionale, le operazioni legate alla firma sono la stampa del documento, il suo invio fisico o trasporto presso il firmatario (o, di contro, l’invio digitale seguito dalla stampa direttamente da parte sua) o i firmatari, e quindi il rinvio o trasporto presso l’autore per l’archiviazione (o la scansione del documento firmato e il suo invio digitale). Con la firma elettronica, all’atto dell’invio del documento in formato digitale si accompagna immediatamente la richiesta di apporre la firma elettronica, che può essere conferita letteralmente con pochi click ed è immediatamente visibile.

processi più snelli

Mobilità

Dovunque si riceva un contratto da firmare, l’applicazione Yousign permette di apporre la propria firma elettronica senza necessità di stampanti o scanner: la procedura è completamente digitale, ed effettuabile perfino da dispositivi mobile.

Facile da utilizzare

L’automazione dei solleciti

Nel caso in cui un documento inviato non venga firmato immediatamente, inizia ad essere inviata automaticamente una serie cadenzata di messaggi che ricordano al destinatario la necessità di apporre la propria firma digitale, senza bisogno di ulteriori interventi da parte del mittente.

Fatture

Semplicità di archiviazione digitale

I documenti, insieme alle prove di firma, possono essere semplicemente inseriti in un sistema di archiviazione elettronica, mantenendo la propria valenza legale.

Clienti soddisfatti

Rispetto dell’ambiente

Eliminando la necessità di stampe multiple si riduce la quantità di carta necessaria, con ovvie ricadute positive sugli sprechi.

L’effettivo valore legale della firma elettronica e la sua applicabilità

In Italia, la disciplina relativa alla firma elettronica è regolata dal Decreto Legislativo 179 del 2016, con il quale veniva trasposto il regolamento eIDAS valevole a livello europeo. La firma elettronica apposta secondo i criteri quivi elencati ha quindi pieno valore legale non solo in Italia, ma in tutti i Paesi dell’UE, che sono obbligati a riconoscerla.

I requisiti di legalità della firma elettronica sono che questa venga certificata da un Prestatore di Servizi di Fiducia riconosciuto, o TSP (come Yousign), e confermata da specifici certificati digitali (che, in quanto Autorità di Certificazione riconosciuta, Yousign può emettere).  Con tali specifiche, la legge stabilisce che la firma elettronica valga in tutto il settore privato per documenti come contratti, preventivi, e accordi commerciali e in buona parte delle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni. Vi sono solo poche eccezioni che richiedono sempre la firma autografa (talvolta con presenza notarile) e che vale la pena segnalare:

Contratti di acquisto o trasferimento di proprietà immobiliari o qualsiasi modifica ad essi correlata e risoluzioni di accordo relative alle controversie sul trasferimento di proprietà immobiliari
Contratti di locazione con una durata superiore a 9 anni
Contratti di cessione di asset societari e risoluzioni di accordo relative alle controversie sul trasferimento di tali attività
Accordi di prestito al consumo

Le soluzioni di firma elettronica YouSign

Le soluzioni per la firma elettronica dei documenti proposte da Yousign offrono diversi livelli di sicurezza e valore legale, a seconda delle effettive necessità dei firmatari.

FES, Firma Elettronica Semplice: può essere apposta in pochi clic da qualsiasi dispositivo fisso o mobile connesso ad Internet, ed è ideale per la documentazione di routine;
OTP: questa firma include un’autenticazione più forte dei firmatari certificata con invio di codice OTP, che aumenta il livello di sicurezza delle firme presenti;
FEA, Firma elettronica Avanzata: con doppia verifica del firmatario, sia tramite autenticazione OTP che durante il processo di firma, questa modalità è la più sicura, adatta a documenti come polizze d’assicurazione, contratti di lavoro, contratti di esclusiva commerciale o con clausole di non concorrenza, o ancora contatti di mediazione creditizia.
Sarà inoltre presto disponibile la FEQ o firma Elettronica Qualificata, che prevede anche un’identificazione biometrica e sarà la modalità di firma elettronica con il più elevato standard di sicurezza in Europa.
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